Fenerbahçe, toplanan imzaların teslimi, korunması, sayılması ve raporlanmasıyla ilgili sürece dair açıklamada bulundu. Kulüpten yapılan açıklamada şu ifadelere yer verildi:

“Kulübümüz ilgili tüzük hükmü gereğince, seçimli olağanüstü genel kurul toplantısı talebine yönelik noter aracılığıyla Kulübümüze ulaştırılacak beyannamelerin Kulübümüz nezdinde teslim, kontrol, iletişim ve sonuç raporu aşamalarına ilişkin oluşturulan iş akış planı aşağıda yer almaktadır.

1. TESLİM SÜRECİ

1.1. Seçimli olağanüstü genel kurul çağrısına yönelik beyannameler, Kulübümüze dört şekilde teslim edilebilecektir.

Bu teslim şekilleri;

(i) noter tarafından posta yoluyla teslim,
(ii) YDK eliyle teslim,
(iii) münferit olarak şahsen teslim ve
(iv) toplu teslim olarak sınıflandırılabilir.

1.2. Beyannameler, gün içerisinde saat 09.00 ile 21.00 saatleri arasında teslim alınacaktır.

1.3. Toplu teslim yoluyla getirilen beyannameler Üye İlişkileri, Hukuk Birimi ve İdari İşler Birimi’nden yetkili personeller ile YDK tarafından görevlendirilecek kurul üyesi tarafından ortaklaşa teslim alınacaktır.

1.4. İmzaların toplu teslimi sırasında, teslimi gerçekleştiren kişi veya kişilerden, beyanname veren üyelere ait bilgileri içeren bir Excel listesinin hem basılı olarak teslimi, hem de dijital ortamda Genel Sekreterlik e-posta adresine gönderimi talep edilecektir.

Excel listesinde, beyanname veren üyelerin T.C. Kimlik Numarası, ad-soyadı, üye numarası, yevmiye numarası ve beyannameyi verdikleri noter bilgisi eksiksiz şekilde yer almalıdır.

1.5. Teslim alınan beyannameler ve eşlik eden Excel listesi, taraflarca imzalanacak bir teslim tutanağı ile birlikte tek tek kontrol edilerek resmi olarak kayıt altına alınacaktır.

1.6. Beyannamelerin toplu olarak teslim alınma aşamasında, öncelikle Excel listesi ile beyannameler karşılaştırılarak şekli kontrol (ad-soyad, beyanname sayısının doğruluğu) gerçekleştirilecektir (Ön Kontrol Süreci).

Beyannamelerin geçerli/geçersiz oluşu teslim anında değil devamında yapılacak detaylı kontrol esnasında belirlenecektir.

1.7. Beyannamelerin toplu şekilde teslim alım süreci esnasında evrak kayıt numarası verilmesi, beyanname sayısının fazlalığı nedeniyle fiili imkânsızlık teşkil edeceğinden evrak kayıt numarası teslim anında verilemeyecektir.

1.8. Ön Kontrol Süreci tamamlandıktan sonra, her beyanname için Bilgi-Belge Birimi tarafından noter tasdikli olarak hazır edilen evrak kayıt defterine kaydedilerek evrak kayıt numarası verilecektir.

1.9. Beyannamelerin doğrudan veya Yüksek Divan Kurulu aracılığıyla Genel Sekreterliğe teslim edilmesi konusunda herhangi bir uygulama farkı bulunmamaktadır. Yukarıda belirtilen protokol her iki teslim yöntemi için de geçerli olacaktır.

2. KONTROL SÜRECİ

2.1. Teslim alınan beyannameler, Üye İlişkileri Birimi’ne ait arşiv odasında güvenli biçimde muhafaza edilecektir. Beyannamelerin güvenliği Arşiv odası için hem ses hem de görüntü kaydı 24 saat kesintisiz olarak KVKK hükümlerine göre saklanacak şekilde yapılacaktır.

2.2. Kulüp Genel Sekreterliği tarafından evrak kaydı yapılan imza beyannameleri bir tutanak eşliğinde Sicil Kurulu’na teslim edilecektir.

2.3. İmza beyannamelerinin kontrolü Sicil Kurulu tarafından yapılacaktır.

2.4. Beyannamelerin kontrol süreci aşamasında, üyelik bilgileri ve noter kaydı kontrol edilecektir.

2.5. Sicil Kurulu, gerekli denetlemeleri yaptıktan sonra ortaya çıkan rapor Yönetim Kuruluna sunulmak üzere Genel Sekreterliğe teslim edilecektir.

3. İLETİŞİM SÜRECİ

3.1. Teslim edilen imza beyannamelerine ilişkin olarak kamuoyu bilgilendirmesi Genel Sekreterlik tarafından yapılacaktır.

3.2. Üye İlişkileri Birimi tarafından, beyanname vermiş olan üyelere, teslimat süreciyle ilgili bilgilendirme ve evrak kayıt numarası SMS yoluyla gerçekleştirilecektir. Teslim edilen ima beyannamelerine ilişkin kamuoyu bilgilendirmesi Genel Sekreterlik tarafından yapılacaktır.

3.3. İmza beyannamelerinde geçersizlik durumuyla karşılaşıldığında (TCKN, üye numarası, ad-soyad hatası vb.) üye/üyeler kayıtlı telefon üzerinden aranılarak iletişime geçilecektir.

3.4. Olağanüstü Genel Kurul çağrı süreci ile ilgili beyannamelerin teslimi sonrasında gelebilecek soru ve bilgi edinme talebine Genel Sekreterlik tarafından cevaplanacaktır.

4. SONUÇ RAPORLAMA SÜRECİ

4.1. Oluşturulacak sonuç raporunda;

– TCKN
– Üye No
– Adı Soyadı
– Noter Bilgisi
– Yevmiye No
– Tebliğ Tarihi
– Durum (Geçerli-Geçersiz)
– Açıklama
– Teslim Şekli

Bilgileri yer alacaktır.

4.2. Raporun özet bölümünde;

– Toplam imza sayısı
– Geçerli imza sayısı
– Geçersiz imza sayısı
– Geçersiz imzaların geçersizlik gerekçeleri açık ve net şekilde belirtilecektir.”